税理士事務所向け 電子保存・管理システム
•大量の書類でキャビネットがすぐに一杯になってしまう。
•必要な書類がすぐに見つからない。
•コピー用紙代がかさむ...
電子保存・管理システムを導入するメリット
•紙文書の電子化による、検索性の向上、省スペース化を推進できます。
•ぺーバーレスオフィスを実現します。
•用紙代の節減によりコストを削減します。
•情報の共有で所内コミュニケーションを円滑にします。
電子保存・管理システム
複合機、ドキュメント管理・活用ソフトウェア、データベースなどを組み合わせた仕組みです。
複合機
複合機のスキャン機能の活用で、文書の電子化・情報共有の促進が可能になります。
•スキャンした紙文書をパソコンやサーバーへ直接保存します。
•オフィスでの文書共有に便利なDocuWorks(※)やPDFファイルで保存します。
(※)富士ゼロックス社の複合機の使用を前提にしています。
ドキュメント管理・活用ソフトウェア
電子文書を紙文書のような感覚で扱えるドキュメント管理・活用ソフトウェア。
電子保存・管理システムでは、アプリケーション・フォーマットの違いを超えて、電子文書と紙文書を一元管理できる富士ゼロックス社のDocuWorksを使用します。
•電子文書をファイル単位でサムネール表示できます
•ファイルのサイズが小さく、ディスク容量を節約できます。
•ＰＤＦ形式への変換も可能です。
データベース
文書を効率的に整理し、柔軟な検索を行うためには、データベース機能は欠かせません。 電子保存・管理システムでは、ファイルメーカー社のデータベースソフト「FileMaker」を使用しています。
•それぞれの文書を関与先、分類、保存期間などで区分できます。
•いろいろな検索条件で柔軟な検索が可能です。
文書保存サーバー
実際の電子文書は、文書保存サーバーに格納します。
(※)万一に備え、ＶＰＮを利用したリモートバックアップも可能です（オプション）。